Verweisungen.
Aktenschränke
und Gestelle.
Akten-
einlegung.
Abgabe von
Akten und
Akteneinsicht.
12 II.
8 14.
Wenn ein Aktenheft seinem Inhalte nach unter verschiedenen Rubriken untergebracht
werden kann, so wird es unter derjenigen Rubrik eingelegt, wohin es der Hauptsache nach
gehört; zu den übrigen Rubriken wird ein Verweisbogen gefertigt und auf der Aktendecke
oder mangels einer solchen auf der ersten Seite des Aktenheftes das Geeignete bemerkt.
Ebenso sind auf der Aktendecke die Akten anzugeben, welche mit den vorliegenden in
wesentlicher Verbindung stehen.
Werden Akten für immer an andere Behörden abgegeben, so ist an deren Stelle ein
Nachweis hierüber einzulegen, sofern die Abgabe nicht aus anderen Akten oder aus Verzeich-
nissen ersichtlich ist.
Bei Abschriften und Auszügen, die zu anderen Akten genommen werden, ist an der linken
unteren Ecke auf diejenigen Akten zu verweisen, welche die Urschrift enthalten.
8 15.
Die Akten werden entweder in Aktenschränken oder in offenen Aktengestellen verwahrt.
Die Aktenfächer sollen regelmäßig 26 cm breit, 38 cm tief und bis zu 30 cm hoch sein.
Die Aktengestelle müssen mit durchgehenden Zwischenwänden versehen und an der Rückseite
durch eine Wand abgeschlossen sein. Für die Personalakten und die als „geheim“ bezeichneten
Akten sind, vorbehaltlich besonderer weitergehender Vorschriften, verschließbare Behälter zu
verwenden.
16.
1. Das Einlegen der Akten in die Fächer geschieht nach der Rubrikenordnung (Beilage 1).
Behufs einer raschen und zuverlässigen Registraturführung sind die Akten stets an ihren richtigen
Platz zu legen; es müssen deshalb die Akten nicht nur in das richtige Fach, sondern darin
sofort auch unter der richtigen Rubrik und bei alphabetischer Registrierung unter dem richtigen
Buchstaben eingelegt werden.
2. In der laufenden Registratur werden bei den Normal= und Generalakten die Rubriken
und bei den Spezialakten zuerst die Ortsnamen und dann die Rubriken an den Fächern
angebracht.
3. In der stehenden Registratur sind die Akten der einzelnen Rubriken mit einem ent-
sprechend überschriebenen Deckblatt zu versehen und besonders zu unterbinden. Die in einem
Fach aufbewahrten Akten verschiedener Rubriken oder eines Teils einer solchen Rubrik sind
kreuzweise zu umbinden und mit Stirnschildern zu versehen. Die Stirnschilder sind mit gut
lesbarer Schrift nach Unterabteilungen, Rubriken und soweit erforderlich auch mit dem Betreff
der Akten zu überschreiben.
817.
1. Der Registraturbeamte ist dafür verantwortlich, daß die Registratur stets vollständig
ist. Er muß sich durch eine sorgfältige Dienstführung einen Überblick über die gesamte
Registratur verschaffen und in der Lage sein, über verlangte Akten jederzeit Aufschluß zu geben.
